В данном видеоролике поговорим о календарном плане:
Календарный план – это базовый инструмент планирования, используемый в каждом проекте.
Тщательно продуманный и грамотно составленный календарный план позволит нам увидеть все этапы реализации проекта во времени, понять, каких промежуточных результатов мы должны достичь, правильно распределить ресурсы и нагрузку в команде.
Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание мероприятий проекта, включая сроки проведения и ожидаемые результаты.
Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект был успешно реализован, необходимо внимательно отнестись к такому планированию.
Из предыдущих видеороликов мы помним, что цель проекта достигается через решение задач. Задачи решаются с помощью конкретных действий – мероприятий, и в итоге мы достигаем планируемый результат.
В календарном плане должны быть отражены мероприятия, которые направлены на решение поставленных задач.
Вот так, к примеру, выглядит типичное описание мероприятия в календарном плане: С 1 по 15 февраля: организация и проведение в городе Ставрополе семинара «Разработка и реализация социального проекта» для представителей казачьих обществ. Ожидаемое количество участников мероприятия – не менее 50 человек.
Как видно из примера, каждое мероприятие календарного плана должно обладать следующими характеристиками:
содержание;
срок исполнения;
место проведения;
ожидаемый результат.
Рассмотрим их более подробно:
1. Содержание
Содержание мероприятия — это то, что будет происходить. Каждое мероприятие связано с конкретной задачей, на решение которой оно направлено.
Пример. У нас есть задача – обучить навыкам социального проектирования представителей казачьих обществ. Для решения данной задачи нужно провести серию мероприятий. Нашими мероприятиями будут: консультации по вопросам написания социального проекта; Школа социального проектирования, семинар «Разработка и реализация социального проекта».
Запомним: в проекте по определению не может быть мероприятий, не направленных на решение его задач, – такие мероприятия не имеют смысла!
2. Срок исполнения
Каждое мероприятие или серия мероприятий имеют дату начала и окончания. Нам необходимо оценить свои ресурсы и понять, в какие сроки мы сможем провести запланированные мероприятия.
Сроки должны быть реалистичными, т.е. они должны учитывать не только возможности, но и риски. Так, если проведение мероприятия хотя бы частично зависит от партнеров, то при планировании обязательно нужно делать поправки на риск.
Вернемся к нашему примеру. Допустим, у нас все готово для проведения семинара «Разработка и реализация социального проекта» — подготовлены материалы и методические пособия, приглашены спикеры, набраны участники. Мероприятие мы хотим провести в промежуток с 1 по 15 февраля.
Однако у нас нет своего помещения – его нам предоставляет партнер. В таком случае мы рискуем остаться без площадки, и этот риск мы обязательно должны отразить в календарном плане — заложите время на то, чтобы найти другое место. Теперь с учетом риска срок мероприятия будет с 1 по 28 февраля.
Еще один способ планирования сроков мероприятий – составить три плана на три варианта развития событий:
- Оптимистичный (если все будет лучше, чем мы предполагали);
- Реалистичный (если все пойдет, как задумано);
- Пессимистичный (если все будет плохо).
Этот способ хорош тем, что позволяет предусмотреть возможные неприятные сюрпризы и подготовиться к ним заранее.
3. Место проведения
Место проведения — также важный параметр в планировании. Следует заранее определить, в каком населенном пункте мы будете проводить то или иное мероприятие. От этого зависят многие аспекты: логистика, бюджет, возможность привлечь участников, риски.
4. Ожидаемый результат
Любое мероприятие социального проекта должно иметь конкретный, измеримый и достижимый результат. Из результатов мероприятий – количественных и качественных – складывается результат всего проекта, поэтому очень важно на этапе планирования правильно сформулировать ожидаемые результаты мероприятий.
Например, количественным результатом семинара «Разработка и реализация социального проекта» может быть:
— количество человек, принявших участие в мероприятии;
— количество проектов, поданных участниками семинара на следующий конкурс Фонда Президентских грантов;
— количество публикаций в СМИ о проведенном мероприятии.
Словом, все те результаты, которые можем измерить.
Качественным результатом будут полученные участниками знания и умения в области социального проектирования.
Давайте оформим наше мероприятие:
Содержание: Проведение семинара «Разработка и реализация социального проекта» для казаков Ставропольского края.
Срок исполнения: С 1 по 28 февраля 2020 года
Место проведения: Молодежный центр Казанского собора города Ставрополя
Ожидаемый результат: В работе семинара примут участие не менее 50 человек. Участниками семинара будут поданы не менее 10 социальных проектов на ближайший конкурс Фонда Президентских грантов. О мероприятии будет опубликовано не менее 3-х материалов в СМИ. Участники семинара получат базовые знания по написанию социального проекта, что позволит им участвовать в грантовых конкурсах самостоятельно.
По-моему неплохо получилось!Хотела ещё сказать, что охват людей, то есть количество человек, принявших участие в мероприятии – это часто встречающийся результат в социальном проекте. Очень важно при планировании этого результата использовать статистические данные, которые можно получить при анализе целевой группы. Тогда наши ожидания будут максимально приближены к действительности.
Что ещё важно знать про мероприятия? Они должны быть подкреплены финансовыми и человеческими ресурсами: реалистичным бюджетом и компетентной командой.
Теперь поговорим об особенностях заполнения календарного плана в заявке на Президентский грант:
- Календарный план проекта должен отвечать на вопрос: «Что именно мы будем делать?»
- Осуществляем планирование в строгом соответствии с масштабом проекта (крупные проекты с большим бюджетом требуют большей детализации, а также подтверждения охвата заявленной территории).
- Не перегружаем календарный план мероприятиями «внутреннего», «организационного» характера – сосредоточимся на тех, которые имеют измеримые результаты.
- Группируем мероприятия, если их много, и они будут проходить с какой-то периодичностью.
- Будем аккуратны при оформлении количественных результатов мероприятий – они должны быть реалистичны и проверяемы, и, кроме того, мы будем обязаны их достичь и наглядно продемонстрировать результат.
Подведем итог: Календарный план проекта описывает мероприятия со сроками их выполнения, с помощью которых планируется решать поставленные задачи. Календарный план отвечает на вопросы: Что, где и когда будет происходить? Помните: «Только тот, кто планирует, и сможет организовать». Тщательно продуманный и грамотно составленный календарный план — основной показатель успешности и эффективности нашего проекта.